Zagraniczna podróż służbową wymaga nietylko przygotowania logistycznego, ale także merytorycznego. Ewentualna bariera językowa może zakończyć fiaskiem nawet najbardziej pewną transakcję. Tłumacz w podróży służbowej to rewelacyjne rozwiązanie, które jest coraz częściej praktykowane. Równolegle zadbanie o tym aspekt sprawia, że klient zyskuje świadomość potencjalnej współpracy z profesjonalistami. Przedstawiamy, dlaczego każda firma powinna zapewniać i obsługiwać zagranicznych klientów za pośrednictwem tłumacza.

Dlaczego warto mieć tłumacza języka obcego podczas podróży służbowej?

Rynek międzynarodowy stwarza znakomite możliwości do rozwoju działalności. Przedsiębiorcy bardzo chętnie wykorzystują to i prężnie pozyskują kontrahentów z całego świata. Niejednokrotnie przed zawarciem stosownych umów konieczne jest przeprowadzenie negocjacji, aby stworzyć warunki dogodne dla obu stron. Wyjazd w podróż służbową jest wówczas niezbędny, aby móc jak najlepiej zaprezentować przygotowaną ofertę. W tym miejscu wiele osób odczuwa pohamowanie posiadanych zapędów. Obsługa klientów w obcym języku stanowi nielada wyzwanie. Dane wskazują, że obawa popełnienia błędu przekłada się na podświadome blokady przed mówieniem nawet na dowolny temat. W takich sytuacjach wybawieniem jest tłumacz, który biegle włada językiem obcym.

Koszty poniesione w związku skorzystania z tej usługi są minimalne w odniesieniu do potencjalnych strat, jeżeli nie dojdzie do sfinalizowania transakcji. Inteligentny tłumacz jest na wagę złota, ponieważ to on jest dosłownym łącznikiem pomiędzy jednostkami. Dba o to, aby przekaz głosowy doskonale oddawał intencje obu stron i przekazywany tekst był zgodny z intencjami mówcy. Natychmiastowe tłumaczenie wymaga bardzo wielu umiejętności i doświadczenia, dlatego tłumacz głosowy musi być wybierany z ogromną rozwagą. 

Czy opłaca się zatrudnić tłumacza na etat?

Wielu przedsiębiorców stoi przed dylematem, czy w swojej firmie należy wyodrębnić stanowisko dla tłumacza. Wszystko uzależnione jest od częstotliwości korzystania z jego usług. Dodatkowy wakat wiąże się z niemałymi kosztami, a w przypadku specjalistów one są potęgowane. W konsekwencji należy dokładnie sprecyzować ilukrotnie w trakcie miesiąca jego usługi okażą się przydatne i w trakcie ilu spotkań będzie uczestniczył w rozmowie w czasie rzeczywistym. Nierzadko okazuje się jednak, że lepiej skorzystać z outsourcingu. Wielu tłumaczy aż do granic możliwości potrafi dostosować swój grafik do potrzeb kontrahentów.  Lojalność w tej branży jest bardzo dobrze znana, dlatego oferują oni nie tylko gotowość, ale także wsparcie podczas spotkań z partnerami biznesowymi. 

Jak wybrać dobrego tłumacza do podróży służbowej?

Bardzo wielu tłumaczy posiada swoją specjalizację, reprezentującą branżę, w której świadczą swoje usługi. W praktyce tłumaczenia dla firm znacząco różnią się od tłumaczeń indywidualnych jak I tłumaczenia ustne są odmienne od przekładu tekstu pisanego na inny język. Powiązane jest to z innym trybem pracy, dyspozycyjnością i kompetencjami miekkimi. Stąd dobór tłumacza do swojej firmy powinien być bardzo dokładnie przemyślany. Czynnikiem dokonującym pierwszej selekcji jest znalezienie informacji o tym, jakie języki zna dana osoba. Najczęściej stosowane są następujące języki: angielski, hiszpański lub niemiecki. Znajomość więcej niż jednego jezyka obcego to znakomity atut tlumacza. Warto także sprawdzić niezbędne dokumenty potwierdzające kwalifikacje. Nierzadko posiadają dwukierunkowe wykształcenie z danego języka i negocjami lub mediacji. Wówczas taki asystent może bardzo pozytywnie zaskoczyć i komunikacja przechodzi na o wiele wyższy poziom.

Tłumaczenia wyjazdowe są zdecydowanie nie dla każdego, szczególnie, jeżeli nie jest to jednodniowa delegacja. Tłumacz musi być w pełni dyspozycyjny i skupiony na wykonywaniu powierzonych zadań. Powinien wcześniej zwrócić uwagę na specyfikację danej branży i typowe dla niej słownictwo stosowane przez praktyków. Można wcześniej przekazać mu pliki i charakterystykę danych produktów. Być może dany produkt posiada wiele regionalnych określeń, dlatego ich znajomość ulatwi prowadzenie rozmowy,  a jednocześnie świadczy to o jego zaangażowaniu. Informacji na temat danej osoby warto poszukać w sieci. Nierzadko specjaliści budują swoje portfolio w oparciu o opinię wcześniejszych usługobiorców. 

Jakie warunki należy zapewnić tłumaczowi w czasie wyjazdu?

W pierwszej kolejności warto porozmawiać z tłumaczem na temat jego oczekiwań podczas wyjazdu. Odnosi się to zarówno do preferowanych stawek jak i kwestii zapewnienia warunków. Mowa tu przede wszystkim o oczekiwaniach odnośnie standardu pokoju, zapewnienia noclegu. Zbyt pobieżne traktowanie może zostać źle odebrane przez tłumacza i być szybkim zwiastunem końca współpracy. Najlepiej dla wszystkich towarzyszy wyjazdu zapewnić jednakowe warunki. 

Tłumacz online podczas spotkań biznesowych 

Współczesny rozwój technologii sprawia, że w niektórych przypadkach można skorzystać z usług tłumacza znajdującego się w dowolnym miejscu. Wystarczające jest urządzenie z dostępem do internetu, najlepiej połączone przez WiFi, aby utrzymać jakość łącza. W takiej sytuacji ekran z tłumaczem powinien być widoczny dla obu stron, aby kontrahent nie był zaklopotany. Jest to z pewnością o wiele tańsze rozwiązanie, jednak nie zawsze możliwe do wdrożenia. Niektórzy przedsiębiorcy bardzo cenią swoją prywatność i bezpieczeństwo, dlatego szczególnie nalegają na spotkania offline.  Tym sposobem dyskwalifikują udział w rozmowie osoby spoza otoczenia. Należy wcześniej zapytać ich o zgodę, czy spotkanie może odbywać się z udziałem osoby spoza grupy.